HubSpot para ventas inbound: cómo mejorar la productividad de ventas con un CRM

    Eduardo Eneque
    Eduardo Eneque

    Founder - CEO

    9 ago, 2021 11 min

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    La crisis del COVID-19 ha obligado a repensar los modelos comerciales. Frente al crecimiento de una cada vez más feroz competencia, es necesario utilizar el soporte y las oportunidades que brinda la tecnología para hacer más eficientes los procesos.

    Pensando en ello es que desarrollamos el Masterclass “Hubspot Sales para incrementar la productividad por ejecutivo de ventas” donde junto a Camilo Clavijo, Latam Sales Director en HubSpot, conversamos sobre cómo el CRM de HubSpot puede ayudar a que los equipos se vuelvan más eficientes.

     

    El modelo moderno de ventas

     

    Desde la pandemia, experimentamos un crecimiento en el volumen de mensajes e información que se brinda a las personas a través de distintos canales como la radio, TV, medios digitales y correo electrónico. Existe una creciente sobreinformación que satura y agota a los clientes, de tal manera que muchas de estas comunicaciones terminan siendo ignoradas o en la bandeja de spam.

    Pero, ¿qué hay detrás de todo ello?

    • Los consumidores de hoy son mucho más inteligentes porque tienen Internet a su alcance. Eso los hace más escépticos y ya no creen en todo lo que se les dice.
    • Hoy en día es casi imposible convencer a alguien que haga algo que no quiere. Los vendedores tendrán casi nula oportunidad de persuadir a un cliente que ya ha tomado una decisión.
    • Muchas empresas siguen viendo el área de ventas como generador de ingresos, pero no de gastos.

    Como resultado de esta visión y enfoque comercial, sumado a las trabas en los procesos, las empresas tienen algunos problemas como:

    • Incremento en la rotación de empleados.
    • Disminución de la productividad por representante de ventas.
    • Contrataciones de último minuto.
    • Los negocios se convierten en sus propios cuellos de botella.

     

    Y es aquí cuando entra a tallar el CRM. Para muchas empresas, este aparenta ser  la solución mágica pero no es la respuesta per se. Antes de tener un CRM es necesario desarrollar y estandarizar los procesos de venta internos, el mapa que va a seguir el cliente y trazar una ruta para maximizar la productividad por vendedor.

     

    Servicio Impulse CRM

     

    Por ello, para modernizar la estrategia comercial es importante tener claros estos 3 aspectos:

    • Cultura: empieza por cambiar el mindset del equipo comercial, pasando de un modelo centrado en el producto a un modelo donde el objetivo sea crear soluciones con el cliente.
    • Procesos: desde su implementación hasta diseñar una estrategia para que tengan escala. La idea es que sean establecidos y no dependan de otros factores como la rotación .
    • CRM: luego de definir los procesos es momento de buscar la mejor tecnología para implementar procesos, medirlos y tomar decisiones en base a los datos que se obtengan de su ejecución. 

     

    Desafíos de productividad y cómo resolverlos

     

    1. ¿Cómo priorizar con qué contactos empezar a invertir el tiempo?


     

    Los dos factores a considerar en este desafío deben ser el encaje y el interés. El primero se refiere a qué tanto un prospecto cumple con los requisitos o características del cliente ideal; el segundo mide el nivel de inclinación del prospecto por lo que se le ofrece. 

    Lo que se debe buscar, naturalmente, es un nivel alto tanto de encaje como de interés. Sin embargo, no siempre es fácil para un representante estar seguro de dónde se encuentra el prospecto. Es difícil medir el interés sin el uso de la tecnología y mucha veces podría caerse en el error de enamorarse de un cliente que no terminará haciendo una compra, comprometiendo esfuerzo y tiempo. 

    El CRM de Hubspot ayuda a los representantes de ventas a estructurar su información. Tan fácil como haciendo un clic podrá ver sus tareas, correos enviados, la historia e interacción de cada prospecto, los top leads, etc. 

    Pero, al mismo tiempo, le permite ser más eficiente. Teniendo en cuenta que la mayoría de representantes solo pueden dedicar el 20% de su tiempo a vender porque están enfrascados en tareas repetitivas, el CRM les brinda una manera de organizar y optimizar su tiempo.

    Pero, al mismo tiempo, al tener una forma organizada de ver la historia de cada uno de sus prospectos y la analítica que permite medir a cada uno de ellos, el CRM le impulsará a ser más creativo en su manera de llegar a ciertos contactos.

     

    2. El día comienza agendando citas. ¿Cómo establecer un orden de las operaciones?

     

     

    La calidad de un prospecto va cambiando con el tiempo. Si no se aprovecha el tiempo, la persona pierde el interés y disminuyen las chances de cerrar la venta. Por ello, estar en tiempo real es muy importante. Pero, sería imposible estar atentos a lo que sucede 24/7 y es ahí cuando se puede aprovechar la tecnología y la automatización.

    Al automatizar los procesos de seguimiento de los prospectos se logra:

    • Establecer un orden de operaciones.
    • Reducir el ruido en un día.
    • Asegurar mejores prácticas.

    La automatización en este caso se da a través de workflows o flujos de trabajo, los cuales permiten identificar y ejecutar automáticamente los pasos a seguir para cierta acción realizada o pendiente de realizar por parte del cliente o prospecto, desde respuestas a un mail o hasta renovación de contratos y mucho más.

     

    3. ¿Cómo generar confianza con los prospectos mostrando genuino interés en ayudar?


     

    Esto tiene mucho que ver con el mindset del equipo de ventas pues no se trata de vender, sino de ayudar al cliente. Por ello, en las comunicaciones, principalmente las hechas a través de emails, hay 3 puntos importantes que tomar en cuenta:

    • Relevancia: lo comunicado debe ir en línea con lo que ofrece la compañía.

    • Recompensa: los clientes brindan su tiempo y, a cambio, esperan aprender o entender algo.

    • Requerimiento: lo comunicado debe relacionarse con un requerimiento que tenga.

    El soporte que da Hubspot en este punto es el uso de plantillas, es decir, correos electrónicos estandarizados que cumplen con estos criterios y que pueden personalizarse de acuerdo a los datos específicos de un cliente o prospecto. 

    Estas plantillas permiten automatizar el envío de correos para optimizar el tiempo de los ejecutivos de ventas. Además, se pueden integrar las mejores prácticas dentro de una sola plantilla para estandarizar la comunicación y tener más oportunidades de venta. Del mismo modo, al estar integradas en el CRM se puede tener analítica de lo que está funcionando.

     

    4. ¿Cómo hacer escalable el proceso de relacionamiento contextual con mis prospectos?

     

     

    Los representantes de ventas gastan mucho tiempo en recordar, agendar y organizar acciones mecánicamente. Muchas veces incluso la tarea de hacer seguimiento puede ser tan exhaustiva que después de 3 intentos pierden el interés o se dan por vencidos con un lead

    Sin embargo, cuando se ofrece valor, el prospecto eventualmente responderá. Y, en muchos casos, se ha comprobado que hay una tendencia a responder al séptimo o noveno intento, por lo que es necesario llenar ese vacío de la manera más eficiente posible.

    Hoy ya no es necesario hacer seguimiento de manera mecánica que demanda tiempo y desgasta al personal de ventas, cuando existen herramientas como el CRM de Hubspot que permite automatizar y optimizar estas tareas. 

    Las secuencias de prospección pueden crear varios pasos para generar de manera automática el contacto con el cliente. El CRM llena los datos personales de cada prospecto para que el personal de ventas no tenga que encargarse de eso.

    Asimismo, puede ser una herramienta útil para coordinar de manera más eficiente las reuniones gracias al agendamiento en línea que facilita al cliente ver la disponibilidad del representante de ventas y agendar la reunión en base a ello. 

     

    5. ¿Cómo escalar mi proceso comercial y hacerlo repetible?

     

     

    El desafío más importante para los negocios es hacer que los procesos sean repetibles. Esto significa que cada vendedor que ingrese a la compañía ya tendrá un proceso establecido que replicar.

    Como sabemos, cuesta mucho incorporar un nuevo colaborador y que se vuelva productivo. La tecnología permite hacerlo desde el primer día al tener un proceso estandarizado que incorpora las mejores prácticas que, en el proceso de experimentación, han sido las que mejor han funcionado. 

    No obstante, cuando el proceso no es claro, se pueden evidenciar inconsistencias en los procesos que sigue cada representante de ventas. Si no se adopta de manera estandarizada, el proceso establecido queda solo en el papel. Por ello, es necesario buscar que se cumpla de la mejor manera posible.

     

    6. ¿Cómo aprovechar la data para crear mejores prácticas?


     

    La data se ha vuelto el factor clave para todas las empresas. Si bien todas cuentan con data, sin un CRM se está desaprovechando la mejor fuente de data para apoyar los procesos de ventas.

    Los datos sirven para mejorar el proceso de ventas, el producto pero también pueden servir para identificar las mejores prácticas que podrán hacer que todo el equipo de venta logre las metas. Esa es la gracia del CRM: evidencia las mejores prácticas de los top seller para replicarlas en el resto del equipo y así hacer crecer el negocio.

    Con el CRM se puede tener una idea clara de lo que hace el top seller, desde las llamadas, reuniones, hasta los correos. Teniendo una medición y seguimiento del proceso será fácil planificar una ruta estandarizada para que todo el equipo esté conformado por top sellers.

    Independientemente de la industria, cualquier empresa puede beneficiarse de la tecnología del CRM de Hubspot. Esta herramienta permite identificar las mejores prácticas, incorporarlas a un proceso estandarizado y optimizar el trabajo de los representantes de ventas. Todo ello convergerá en el crecimiento del negocio.

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