Cómo en Impulse implementamos una cultura ágil en 4 pasos

En tiempos de constantes cambios y mejoras en los negocios, la principal necesidad de las empresas es que los miembros del equipo sean más felices, eficientes, productivos y rentables. Pero esto no se puede lograr por el simple deseo de los líderes, sino que pasa por un proceso de adopción de un enfoque ágil.

Lo sé, no es sencillo, en Impulse también pasamos por este proceso, tuvimos ciertos intentos de querer implementar agilidad en nuestro equipo pero no lo hicimos al 100%.

Al pasar de ser 2 personas en el 2015 hasta convertirnos actualmente en más de 30 colaboradores en el equipo, algunos procesos se tenían que mejorar para ser más eficientes con los clientes y con nosotros mismos. Es así como el 2018 se convirtió en el año para consolidar mejor las bases de una cultura ágil.

En esta publicación voy a guiarte en cómo puedes adoptar el mindset ágil para formar equipos de alto rendimiento en tu organización, no fallar en el intento y conocer a detalle cuales son las ventajas. También te contaré, cómo en Impulse estamos implementando un enfoque ágil.

Entendiendo el enfoque ágil: ¿Qué es?

Hablar de agilidad en las empresas va más allá de una moda que los demás siguen sin entender su verdadero propósito.

Nosotros tuvimos pequeños esfuerzos utilizando marcos de trabajo ágiles, tales como Scrum en el 2016 o Kanban en el 2017, pero solo fueron acciones fugaces y ese fue nuestro primer punto de análisis.

Es así como en el 2018 nos dimos cuenta de que, si queríamos seguir escalando Impulse como organización, debíamos enfocarnos más en nuestros procesos, personas y, sobre todo, en la cultura empresarial. Por eso decidimos investigar más acerca del tema y analizamos lo que implica una transformación hacia la agilidad.

Entendiendo lo que es una cultura ágil:

Teniendo en cuenta lo que es y no es agilidad, aquí te muestro la ruta de implementación que estamos haciendo para iniciar una transformación ágil y, sobre todo, consolidar las bases de una cultura de trabajo que se refleje en su resultados.

1. Reconocer cuál es tu estado actual: el diagnóstico

Cuando decidimos adoptar este nuevo enfoque, tuvimos que realizar un diagnóstico detallado desde todos los puntos de vista del negocio, tomando en cuenta lo más valioso: los comentarios de nuestros colaboradores, para así entender cuáles son sus principales preocupaciones, necesidades y motivaciones.

Además, no iniciamos solos, nos acompañó Continuum en todo este proceso y nos permitió tener una primera visión de la salud organizacional en Impulse.

“Para nosotros era muy importante escuchar lo que tenían que decir los colaboradores de Impulse sobre esta transformación. Y a través de entrevistas y workshops, pudimos determinar qué prácticas de un enfoque ágil eran las que se necesitaban y cómo debía cambiar o potenciar su cultura para recibir este nuevo enfoque” - Paloma Martínez de Continuum.

Identificamos las principales áreas a mejorar, como la gestión de procesos, necesidades de clientes, la gestión de personas, comunicación interna, empoderamiento y confianza en el equipo.

Esto lo pudimos llevar a cabo mediante:

• Sesiones de co-creación

• Encuestas internas

• Entrevista uno a uno

Los primeros hallazgos fueron acerca del equipo, ya que crecer el doble en tan solo un año trajo sus impactos, así que las primeras acciones fueron relacionadas a cambiar la manera de trabajar para que estén más empoderados y sean autónomos.

En Impulse nos organizamos por squads de trabajo

2. Construyendo un equipo auténtico

Cuando creamos Impulse en el 2015 y comenzamos a crecer tanto en clientes como en colaboradores, tuvimos muy claro nuestro principal punto de crecimiento: las personas.

Sin embargo, el día a día nos hacía perder un poco los lineamientos y procesos de cómo llevar a cabo las actividades. La mayoría de las veces nos pasaba que una de las barreras éramos nosotros mismos, ya que no canalizamos la información con el equipo.

Eso fue lo que salió en nuestro diagnóstico, teníamos que empoderar más al equipo con el que trabajamos. Fue así como encontramos diferentes modelos de organización de equipos y, junto a Continuum, analizamos a la organización desde todo los ángulos y cómo deberíamos trabajar en adelante.

Adoptamos como referencia el modelo de trabajo ágil que tienen Spotify o Netflix en sus equipos de desarrollo.

“Hacer el cambio en la estructura para empezar a trabajar en squads hacía todo el sentido. De esta forma, los equipos dejarían de trabajar en silos, con los cuellos de botella que eso conlleva, y empezarían a trabajar por productos. El cambio pareció duro al principio, pero el equipo Impulse se acomodó rápidamente y vio los beneficios que esto traería” - Paloma Martínez de Continuum.  

Hago hincapié en que no podrás replicar el desarrollo ágil al 100% en tu empresa, pero lo que sí puedes hacer es tenerlo como referencia y amoldarlo según sea la estructura de tu organización.

Entonces, para tener un equipo auténtico, comprometido y eficiente hicimos lo siguiente:

• Eliminamos la jerarquías de trabajo, todos bajo la misma línea organizacional

• Todos toman decisiones

• Todos son escuchados

• Reestructuramos a los equipos de proyectos en equipos multidisciplinarios

• Los miembros de cada equipo de trabajo no reciben tareas, ellos mismos se comprometen a realizar proyectos

• No existe el “ya no tengo qué hacer”, existe el “en qué te puedo ayudar”

• Actualizamos el manual de funciones por cada miembro del equipo para que todos los miembros se puedan complementar en sus actividades diarias.

Pero, lo más importante que hicimos, fue unir a las personas y hacerles entender el propósito que Impulse tiene con los clientes que ven en el día a día.

Así fue cómo convertimos a los equipos en “squads”, iniciamos la transformación de los colaboradores en verdaderos líderes auténticos y, sobretodo, reforzamos nuestro compromiso sobre por qué y para qué estamos haciendo las cosas.

3. Capacita, entrena y refuerza a tu equipo

En esta etapa nos encontramos ahora, y una de la principales recomendaciones que tuvimos cuando iniciamos nuestra transformación ágil fue entrenar al equipo en todos los aspectos.

Empezamos por aprender cómo dar un correcto feedback. Esto es importante porque mejora el desempeño y las relaciones del equipo, además ayuda a fomentar un buen comportamiento y corrige el mal desempeño.

Luego les explicamos cómo pueden usar las diferentes metodologías ágiles en su día a día y cómo medir sus compromisos de la semana para que sean más productivos y eficientes. Actualmente, por ejemplo, estoy liderando este tipo de sesiones ágiles, donde iniciamos primero con la reunión de retrospectiva, seguido de cómo construir correctamente su “backlog de actividades” y cómo priorizarlas.

Es importante seleccionar el tipo de herramientas que usarán para hacerle seguimiento respectivo a sus compromisos. Nosotros trabajamos con algunas herramientas como Monday, Paper de Dropbox, Kanbanflow y también de la forma tradicional: pizarra, plumón, post it.

Ya que nos encontramos aún en esta etapa, seguimos en constantes capacitaciones. Además, también consideramos especialistas externos que puedan apoyarnos en este crecimiento.

Importante: agilidad no es el uso exclusivo de una metodología como Scrum o Kanban, sino que tu equipo decida cómo aplicarlo. No descarto el usar los marcos de trabajo, porque son el complemento para una transformación ágil, pero primero ten claro el porqué usarlos y cuál es su impacto.

4. Involucra a tus stakeholders

Iniciar con la transformación ágil no solo implica hacerlo internamente sino incluir a tus stakeholders, ya que ellos serán los primeros en ver los diferentes impactos de esta adaptación.

Si bien aún estamos reforzando los conocimientos de nuestros squads, ya iniciamos con demostrarles a nuestro principales clientes el por qué adoptamos este enfoque ágil y cuáles serán sus beneficios. Algunas acciones que nos permitieron involucrar a los clientes fueron:

• Los líderes de squad son los principales puntos de contacto con ellos.

• Los líderes de squad negocian tiempos realistas para los compromisos asignados.

• Todos los miembros del squad entienden las necesidades del negocio y el cliente, para mantenerse enfocados en los resultados.

La aceptación de estos cambios fue mayor a la que esperábamos, a todos les encanta y algunos se sienten inspirados por lo que hemos logrado.

Conclusión

Si quieres implementar una cultura ágil en tu organización, no empieces por usar metodologías ágiles. Primero debes entender a las personas que son parte de tu empresa, sus preocupaciones, sus necesidades y cómo ellos pueden plantear mejores procesos de trabajo.

Identifica y documenta todas las oportunidades de mejora que se tiene, y mantente siempre abierto a escuchar y ayudar en todo momento. Recuerda que en agilidad no existe el individualismo ni los culpables, aquí se aceptan compromisos, trabajo en equipo y total autonomía para tomar decisiones.